Workflow Automator - Visão geral

O Workflow Automator permite automatizar todas as tarefas repetitivas e processos manuais que você executa diariamente. Isso inclui processos como atribuir tíquetes ao agente ou equipe certa, acompanhar a aprovação e assim por diante. Você pode criar um fluxo de trabalho usando ações simples de arrastar e soltar. 

Componentes de um fluxo de trabalho

Um fluxo de trabalho é composto por três componentes: 

• Evento - define quando um fluxo de trabalho deve ser acionado
  
• Condição - define o(s) parâmetro(s) que precisam ser validados durante a execução de um fluxo de trabalho
  
• Ação - O resultado do fluxo de trabalho
• Nó do Leitor  - Os nós do leitor são usados para ler e fazer referência a informações dos objetos personalizados nos fluxos de trabalho

Não é necessário que um fluxo de trabalho tenha apenas uma condição ou uma ação. Você pode adicionar várias condições e ações a um fluxo de trabalho. (Veremos isso mais tarde com um exemplo detalhado). 

Para criar um fluxo de trabalho:

1. Vá para Admin  > Produtividade do Helpdesk > Workflow Automator
2. Clique no botão New Automator no canto superior direito e escolha o módulo para o qual deseja criar um fluxo de trabalho. Por exemplo, se você deseja criar um novo fluxo de trabalho de ticket, clique no menu suspenso New Automator e clique em Ticket . 
3. Forneça um nome e uma descrição para seu fluxo de trabalho. Uma descrição seria útil para outros administradores entenderem por que o fluxo de trabalho foi criado. 
4. O próximo passo é configurar um evento. É aqui que você configura quando o fluxo de trabalho deve ser acionado. 
5. Escolha as condições para acionar o fluxo de trabalho e clique em Concluído . 
6. O próximo passo é adicionar uma condição. É aqui que você fornece um conjunto de parâmetros para o fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho, após ser acionado, verificará os parâmetros. Após a validação dos parâmetros, o fluxo de trabalho executará a ação definida.
7. Para adicionar uma condição, clique no ícone da condição, arraste e coloque-o próximo ao evento. 
8. Escolha os parâmetros para validação e clique em Concluído . Se você deseja adicionar parâmetros adicionais, clique em Adicionar nova condição presente na parte inferior da caixa de diálogo. 
9. A próxima e última etapa na criação de um fluxo de trabalho é adicionar uma ação. Clique no ícone Ação, arraste e coloque-o próximo à condição. 
10. Escolha a ação que deseja que seu fluxo de trabalho execute e clique em Concluído . 
11. Agora, o fluxo de trabalho está completo. À medida que você adiciona condições e ações, o Automator salva automaticamente o fluxo de trabalho como um rascunho. Se você deseja ativar o fluxo de trabalho, pode clicar em Ativar.

As etapas mencionadas acima ajudarão você a criar um fluxo de trabalho. Mas, para entender o nível de flexibilidade oferecido pelo Workflow Automator, vamos dar uma olhada em alguns exemplos. 

Cenário 1: Encaminhar tíquetes para uma equipe específica

Vamos imaginar um cenário em que você deseja encaminhar todos os tíquetes relacionados a hardware para uma equipe de hardware dedicada. Para converter isso em um fluxo de trabalho, 

• Vá para Admin  > Produtividade do Helpdesk > Automatizador de Fluxo de Trabalho > Novo Fluxo de Trabalho > Ticket 
• Forneça um nome e uma descrição para o fluxo de trabalho.

• Escolha as opções de forma que o fluxo de trabalho seja acionado sempre que um ticket for criado. Selecione as opções Ticket is e Raised. 

• Forneça um rótulo para o evento e clique em Concluído . 
• Agora, sua tela ficará assim

• Arraste um ícone de condição e coloque-o próximo ao evento. 
• Selecione o parâmetro se Categoria for e escolha o valor Hardware . 

• Forneça um rótulo para a condição e clique em Concluído .

• Arraste uma ação e coloque-a ao lado da condição. 
• Selecione a opção Atribuir ao grupo e escolha Equipe de hardware

• Forneça um rótulo e clique em Concluído . 

Agora, o fluxo de trabalho para atribuir todos os tíquetes relacionados a hardware à equipe de hardware está pronto. O fluxo de trabalho será acionado quando um ticket for criado e verificará se a categoria é ' hardware '. Se sim, o tíquete será atribuído ao hardware para a equipe de hardware. 

Agora, no próximo cenário, vamos um pouco mais longe e veremos como esse fluxo de trabalho pode ser usado para atribuir tickets de diferentes categorias a diferentes equipes. 

Cenário 2: Encaminhamento de tíquetes para equipes diferentes

Vamos imaginar um cenário em que você deseja atribuir tíquetes relacionados a hardware, software e rede a equipes de hardware, software e rede. Vamos pegar o fluxo de trabalho discutido no cenário anterior e ver como podemos personalizá-lo para atribuir tíquetes a várias equipes. 

Siga as etapas abaixo mencionadas para expandir o fluxo de trabalho anterior para realizar mais. 

• Arraste uma condição e coloque-a na parte inferior da condição existente anteriormente. 
• Defina o parâmetro se Categoria for e escolha o valor Software . 

• Forneça um rótulo e clique em Concluído . 
• Arraste uma ação e coloque-a ao lado da condição. 
• Selecione a opção Atribuir ao grupo e escolha Equipe de Software.

• Você pode seguir a mesma etapa para atribuir problemas relacionados à rede à equipe de rede.