Como definir regras de retenção e exportar dados do Gmail/Drive no Google Vault

Modificado em Fri, 18 Dec 2020 na (o) 03:22 PM

O que é o Google Vault?

Retenção e e-discovery para organizações.

O Vault é uma ferramenta de governança das informações e e-discovery para o Google Workspace. Com o Vault, você cria regras de retenção e guardas de documentos, além de pesquisar e exportar os dados dos usuários do Google Workspace. Use o Vault para armazenar estes dados:

  • Mensagens do Gmail

  • Arquivos do Drive

  • Mensagens do Google Chat (histórico ativado)

  • Gravações do Google Meet e registros associados de chat, perguntas e respostas ou enquetes

  • Mensagens do Grupos do Google

  • Mensagens de texto, correios de voz e transcrições e registros de chamadas do Google Voice para G Suite

  • Mensagens do Hangouts clássico (histórico ativado)


  • Uma exportação de dados fica disponível no Vault por 15 dias. Depois desse período, ela é excluída para proteger os dados. Saiba mais sobre as exportações.


Requisitos de licença

Para o Vault pesquisar e reter dados, os usuários precisam ter uma licença do Google Workspace e também uma do Vault.

Licenças do Vault incluídas

Licenças do complemento do Vault disponíveis

  • Business Plus

  • Enterprise

  • Education e Enterprise for Education

  • G Suite Business

  • Enterprise Essentials (apenas domínio verificado)

  • G Suite Basic

Como funciona o licenciamento

  • Se o Vault estiver incluído na sua edição, todos os usuários da organização receberão automaticamente uma licença do produto.

  • Se o Vault estiver disponível como licença de complemento, você poderá comprar licenças do Vault para alguns ou todos os usuários da sua organização. O Vault cobre apenas os usuários com licenças do produto.

  • Se você excluir um usuário ou uma licença obrigatória, os dados podem ser excluídos permanentemente e não ficar mais disponíveis no Vault.



Governança de informações: reter e excluir dados

  • Mantenha os dados pelo tempo que precisar. Caso sua organização precise preservar dados por um determinado período, configure o Vault para reter os dados. Os dados permanecem disponíveis para o Vault mesmo quando os usuários os excluem e esvaziam a lixeira.


  • Remova os dados quando eles não forem mais necessários. Caso sua organização precise excluir dados confidenciais após um determinado período, configure o Vault para remover esses dados das contas de usuários e começar a apagá-los em todos os sistemas do Google.


As regras de retenção do Vault são aplicadas diretamente aos sistemas de dados dos Serviços do Google compatíveis. O Vault não é um arquivo de dados. Quando as regras de retenção expiram, os dados ficam sujeitos aos processos de exclusão padrão. Quando os dados são excluídos após o fim do período de retenção, os usuários ou administradores não podem recuperá-los. Saiba mais sobre como funciona a retenção.

Observação: o Vault só armazena dados quando você configura regras de retenção. Até que você faça isso, os usuários poderão excluir dados, e os serviços poderão limpá-los de acordo com o protocolo.

O que é a eDiscovery?

A descoberta eletrônica, ou e-discovery, é o processo de busca e localização de informações em formato eletrônico. Geralmente ela é feita em resposta a investigações e casos legais.

Auditoria e controle de acesso

É possível controlar quem acessa o Vault e quais ações estão disponíveis. Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso aos dados da sua organização. Ative o Vault para algumas unidades organizacionais e atribua as unidades organizacionais a uma função de administrador com os privilégios do Vault. Saiba mais sobre como controlar o acesso ao Vault e os privilégios do Vault.

O Vault gera um registro de auditoria completo com a atividade dos usuários. Esse registro mostra inclusive quando um usuário criou ou editou uma regra de retenção, fez uma pesquisa ou exportou dados. Não é possível editar o registro de auditoria. Saiba mais sobre os relatórios de auditoria.



Como compro o Vault para meu plano do Google Workspace?


O Vault está incluído no Google Workspace edições Business e Enterprise, sem custo adicional para você.



O que acontece com os dados em contas excluídas?


Se você excluir um usuário, todos os dados associados à conta do usuário serão removidos do Google. Como prática recomendada, o Google recomenda suspender as contas de usuário em vez de excluí-las.


Recupere informações valiosas, mesmo de contas suspensas. Essa é uma forma inteligente de coletar informações importantes para o departamento jurídico e impedir a perda de dados devido à rotatividade de funcionários.


Por quanto tempo as informações permanecem nos registros de auditoria

As ações nos relatórios de auditoria não poderão ser excluídas nem truncadas pelo Google ou por qualquer administrador ou usuário do Vault enquanto sua organização continuar usando o Vault.

Caso sua organização rescinda o serviço do Vault, os dados de auditoria serão excluídos após aproximadamente 30 dias.

Definir uma guarda de documentos nas mensagens do Gmail ou Google Drive

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

  1. Faça login em vault.google.com.

  2. Clique em Casos.

  3. Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:

    • Clique em Criar caso.

    • Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.

    • Clique em Criar.

  4. Clique em Guardas de documentos > Criar.

  5. Digite um nome exclusivo para a guarda.

  6. Clique em Escolher serviço > Gmail.

  7. Clique em Continuar.

  8. Selecione o escopo da guarda de documentos:

    • Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.

    • Unidade organizacional: selecione uma unidade organizacional.

  9. Clique em Continuar.

  10. (Opcional) Defina as condições da guarda de documentos:

    • Data de envio: digite as datas de início e término para restringir a guarda de documentos às mensagens enviadas nesse período.

      • Para guardar mensagens enviadas a partir de uma data específica, digite apenas a data de início.

      • Para guardar mensagens enviadas até uma data específica, digite apenas a data de término.

      • Para guardar todas as mensagens, não digite a data de início ou término.

    • Termos: digite termos e operadores de pesquisa para aplicar a guarda de documentos somente às mensagens correspondentes.

  11. Clique em Criar.


Antes de definir as regras para o seu Google Vault, confira se ele está ativado para sua organização:


admin.google.com > Apps > Google Workspace > Google Vault > Status do serviço > clique em ATIVADO para todos.




Para saber mais veja o vídeo abaixo:














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